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プログラミングの基礎2 『比較』

Gordon JohnsonによるPixabayからの画像 Excel

 前回の≪プログラミングの基礎1 『合計』『繰り返し』≫の記事で、Excel関数を用いて『合計』『繰り返し』についてご説明しました。今回は『比較』についてご説明します。

 『比較』はどういう時に利用できるか?

例えば、「アンケートデータを年齢層別に分ける」「家計簿で毎月決めている出費を超えていないかの管理」「毎日の摂取カロリーの確認」といった【~以上】【~以下】【~より上】【より下】【~と同じ】などを、決められた数字と比較して、データ分析することができます。

 言葉だけだといまいちわかりづらいとおもいますので、Excel関数で作成した以下のサンプルをご覧ください。


『比較』のサンプル
インプット

インプットとしては、A1セルに

【3】

A3セル~A7セルに

【1】【2】【3】【4】【5】

と手入力しました。

処理

処理としては、B3セルに

【=if(A3>=$A$1,”OK”,”NG”)】

と手入力しました。
その後、B3セルをコピーして、B4~B7までペーストしました。

では、Excel関数を分解してみると、

【=】は「このセルに」

【if(①,②,③)】は、
①の条件に合っていれば②をアウトプット、
①の条件に合っていなければ③をアウトプット

①の【A3>=$A$1】は、
『A3セルの数字【1】が、A1セルの数字【3】以上』を示しています。

『$』は『絶対参照』と呼びます。
簡単に説明すると、「セルをコピー&ペーストしても、自動的に行列が変わりません」という意味です。

『$』の無い状態でコピー&ペーストしたA4セル~A7セルは、自動的に列番号(上側のアルファベット)と行番号(左側の数字)が、ペーストした行列に合わせて変動しています。

アウトプット

アウトプットとしては、B3~B7に同じ行の、A列の数字が

「3以上であれば【OK】

「3未満であれば【NG】

と表示されています。

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まとめ

 今回のようにExcel関数の『比較』を利用すると、

  1. データの入力
  2. 1つずつ確認して『OK』『NG』を入力
  3. 全体の正否を確認

上記の作業であれば、『2』の作業時間を短縮できます。

データが多ければ多いほど入力と確認の時間がかかり、さらに疲れでミスをしやすくなります。しかしExcel関数を利用すれば、入力時間と疲労によるミスを大幅に削減できます。

最後に

 経験上、Excelでデータ集計して分析する際、Excel関数を使えない入社2年目の正社員が電卓を使って1日かけていた作業がありました。

しかし、Excel関数を使えるパートの50代のおばちゃんが、2~3時間で終わらせていました。

自分がマネージメントする立場だったら、どちらにデータ分析を任せたいですか?

人件費・作業時間・質を考えて、圧倒的にパートのおばちゃんに任せますよね。早く終われば、他の仕事を依頼できますし。

Excelが使える職場であれば、効率良く作業ができるよう、Excel関数を勉強しましょう。

勉強といっても、最初から本を購入して、1つ1つExcel関数を学ぶことはお勧めしません。 本を読んでも「関数がたくさんあって覚えられない!」と感じると思います。

僕もExcel関数を10年以上利用していますが、今までにご紹介した『sum』『if』と、『vlookup』『error』の4種類しか、ほぼ使っていません。

Excel関数は、勉強のために本を購入しても、全てのExcel関数を覚えて使っている人はいないと思います。

一番良い勉強法は、常に「めんどくさいな。Excelで楽にできないかな」と意識して、インターネットで調べる事です。

同じことを考えている人が世の中にたくさんいて、答えは結構簡単に見つかります。

あとは、調べたExcel関数を実際に使っていけば、自然とExcel関数がわかるようになります。

勉強本は、Excel関数が自然と使えたようになった後に買えば大丈夫です。「Excel関数は何ができるのか」を知らない状態で本を読んでも理解できません。

もし、Excel関数や業務改善でお悩みの方は、『お問い合わせ』ページからご連絡ください。

アイキャッチ画像: Gordon JohnsonによるPixabayからの画像

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