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業務改善|経費管理(会計ソフトfreee)

PexelsによるPixabayからの画像 ビジネス教育
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2019/7/20に開業しましたが、そろそろレシートが積みあがってきました。流石にそろそろ処理しないと、確定申告の時期に仕事ができなくなる未来が見えたので、会計処理を行うことにしました。

マイクロソフトの『Excel』や『Access』でオリジナルの会計ソフトを作成しようと考えましたが、手で入力する作業を改善したかったのでクラウド会計ソフトfreeeを利用することにしました。

年間19,800円(1ヵ月あたり1,650円)の利用料金が必要ですが、以下の工数削減ができるため、迷わずに採用しました。新卒でも大体時給2,000円のため、1時間以上のコスト削減ができるのであれば、全然コストパフォーマンスは良いと思いました。

・銀行、クレジットカードと連動
・交通系ICカードと連動
・Amazonと連動

サラリーマン時代に、外出・出張した際の電車の移動経路や金額を調べてExcelにまとめたり、商品を購入したら購入店や商品名などの情報を記入して経理に提出する作業をしていて、『とてもめんどくさい』と感じていました。
「その時間が無ければ、売上を伸ばすための営業・プロモーションに時間をかけられるのに!」と。

それでは、それらの問題をスッキリしてくれた会計ソフトfreeeのご紹介をします。

銀行、クレジットカードと連動

銀行とクレジットカードのWEBシステムと連動することにより、『仕入』『支出』データを取り込むことができます。

売上・経費用の銀行とクレジットカードを用意しておけば、取引のあった客先・商品名・金額などを調べて青色申告に書かなくても、ボタン1つで一括抽出できます。

対応している銀行は『三菱UFJ』『みずほ』『楽天』など、クレジットカードは『JCB』『アメリカン・エキスプレス』といった大手から『出光カード』まで、どちらも幅広く扱っているので、よっぽどマイナーな銀行・クレジットカードでない限りは困る事は無いと思います。

期間を「2019/7/1~2019/7/31」と検索することもできるため、膨大なデータから地道に探す手間も必要ありません。

データ抽出後に「消耗品」や「新聞図書費」といった『勘定科目』を、選択肢から選ぶだけで完了です。

交通系ICカードと連動

『モバイルSuica』『nanaco』『pitaka』など幅広く交通系ICカードに対応しています。
また、交通系ICカードだけでなく、『楽天Edy』や『ASKUL』といった決済サービスにも対応しています。

これ、めちゃくちゃ便利です!
ボタンを押すだけで『日時』『移動区間』『金額』を抽出してくれるため、あとは『行先』を記入してポチるだけです。

ITを取り入れていない会社・個人事業主だと、過去のスケジュールを確認しながら以下のことを調べて記入しなければなりません。

  • いつ、どこからどこまで移動したか?
  • 交通経路
  • 交通機関の料金

外出・出張が多い営業にとっては、1週間出張すればこの作業だけで1時間~2時間が奪われます。2時間もあれば新規開拓で2,3ヵ所回れます。

この機能だけで1時間は余裕で短縮されるため、1ヵ月1,650円(税抜)は取り戻せます。

僕はサラリーマン時代に外出が多く、毎月このような交通費精算の書類に計2時間以上はかかっていたので最低でも2,000円の工数削減になるでしょう。
今後アルバイトを雇う事を考えると、年間で1人あたり24,000円以上は経費削減できる見通しです。

Amazonと連動

Amazonと連動できるのは予想外でした。クレジットカード利用&交通費精算だけでも、かなり工数削減になるのに「Amazonで購入した履歴も抽出できるのか!」と驚きました。

『ものづくり』シリーズや本をAmazonで購入する事が多いので助かります。

領収書を印刷しなくても、抽出したリストにAmazonから領収書データをダウンロードして添付すれば完了です。商品名だけでなく注文番号も記載されるため、凄く親切設計だと感じました。

ますます外出して購入するよりも、Amazonで購入した方が楽だと思いました。

おわりに

サラリーマンとして働いた経験があるからこそ、『めんどくさい』と感じた会計業務を最低限の労力で行えるようにできました。

会計ソフトで『めんどくさい』を改善するだけで、年間3万円以上は経費削減になると思います。

今回は営業目線で話しましたが、経理の業務も改善されるならば、社員数が多ければ多いほど、会社単位で年間数百万円レベルで経費削減できるのではないでしょうか。

「システムを導入すると高いから…」と考えて躊躇する人は多いと思いますが、作業時間を考えると人件費の方が断然高いです。僕も「年間19,800円は辛いなー」と考えて旅費交通費を入力しましたが、「これは自動化しないとやってけれん!」となりました。

どの仕事でも「人が作業する方が安いか?」「システムを導入した方が安いか?」をよく考えましょう。

僕は今回の経験から、経理業務は会計ソフトを導入した方が圧倒的に効率的だとわかりました。
皆さんもテクノロジーでどんどん効率良くして、どんどん経費削減しましょう!

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