販売店や現地作業などで働いている方は、あまり当てはまらないかもしれません。
僕が勤めていたメーカー営業や、自動車関連の管理業務など、社内業務で「この時間を短縮できるな」と感じたことをまとめます。
・会議
・職場飲みの2次会以降
・休憩時間
・長距離移動
それでは、これらの業務で、どう短縮できるかを分解して説明します。
会議の時間短縮
会議は、何人かが作業を止めて、１つの部屋に移動し、集まって会議を行います。
例えば、毎週１時間の10人で行う会議があるとします。
そして、社員１人あたり、時給2,000円で考えると、
2,000円×10人×１時間×週４回＝80,000円
つまり、会議に毎月80,000円を出費していることになります。
また、役職がいれば時給が高いですし、会議用資料の作成に時間を使っています。
そもそも会議って、前準備がしっかりできていれば短縮できないですか？
会議では、資料を配り、資料内容を全部説明して、内容を把握していない人の質問があったり、その場で課題の解決策を話し合いますよね。
そして、解決策を伝えると「そうするとこういう問題が起こるから、それはどうする？」と、だんだん課題から逸れていくこともあります。
会議中ではなく、会議前に質問しておけば、対策案含めて共有できないのでしょうか？
以下に、会議に関する改善策をまとめました。
・会議資料は、できる限り簡潔にする
・会議前に、資料をメールで共有する
・会議前に、会議資料を読んで質問する
・会議は、補足説明と事前の質問&回答の報告
・課題があれば、対策案を後日にまとめて共有する
上記の方法で会議を行えば、『説明』『質問』の時間を短縮できます。
今の時代、メールやクラウドで会議資料を簡単に共有できるので、各個人の空き時間や移動時間に読むことができます。
しかし、年配の方ほど「会議中に話し合うべきだ」と考える人がたくさんいます。
このような方々は『非効率でプライドが高く、時代の変化に合わせられない』ため、会議時間の短縮を嫌がります。
上記の社員が多い企業では、経営層や役員も同じ考えの傾向が強いでしょう。
経験上、『プライドの高い人』を変える事は難しく、改善しようとすると嘘の悪い噂を流されて、仲間外れになることもあります。
結果、会議時間は改善されず、無駄な作業で残業することになります。
勇気を出して上司に会議時間の改善を伝えるか、今まで通り仕事を続けるかは、ご自身で判断してください。
職場飲み（2次会以降）に参加しない
※ 《2019年11月9日》 政府が『大手企業の接待飲食費を50％を非課税にする特例措置を廃止する』方向で調整しています。
仕事ではないですが、仕事に関わることではあるので書きました。
売上に関わるお客さんとの会食や、職場飲みが好きな人は例外ですので、読み飛ばしてください。
こちらの改善策も、会議と同じく年配の方は納得できないと思います。
僕は10年間サラリーマンを続けて、2時間以上の職場飲みは無意味だと感じました。
【メリット】
職場飲みは、先輩の経験談を聞けたり、悩みを相談できる
【デメリット】
時間が経つと、愚痴&自慢話に変わる
時間が長いほど、お金がかかり、悪酔いして問題を起こす危険性がある
職場飲みは、上司・先輩の経験談を聞けたり、悩みを相談できたり、給料が発生する職場ではできないコミュニケーションとして、毎月するべきだと考えています。
ただ、時間が経つと愚痴&自慢話になる傾向が高いです。
職場やお客さんや家庭の愚痴&自慢話は、話してる側は共感されたいために話しているため、話している側も聞いている側も将来の役には立ちません。
経験談と自慢話の違いは、経験談は「昔こういう失敗して、こう努力したら、こういう結果になった」と今後の人生に活きます。
自慢話で「俺、何かモテるんだよね」とか、いつも聞かされるような話です。
僕の経験上、役に立つ経験談が聞けるのは開始から約2時間です。2時間以上経つと酔っぱらって、愚痴&自慢話のオンパレードです。
そして、2次会以降のお通し代や、終電を逃してタクシー代などのお金がかかります。
答えは『2次会以降は無駄な時間だから参加しない』ですが、大体の人は「皆が参加してるし、参加しないと嫌われるので…」と参加すると思います。
2次会以降に参加しないだけで評価を下げる会社は『実績で人事評価しない会社』です。
つまり、どんなに売上を伸ばしても、売れる商品を企画・開発しても評価されません。
多くの日本企業で評価される人は『上司の愚痴・自慢話を聞く人』です。
今までは実績がなくても昇級できる会社が多かったため、 会社にしがみつく『マネージメントできない、非効率、他責、ごまかす』の役職社員が増え、会社の平均年齢も上がっているんだと考えています。
そして、愚痴・自慢話が好きな人は『仕事のできる人』を僻んだり、成果を奪って自身の評価にするため、『仕事のできる人』はバカらしくなって、転職してどんどん年収を上げていきます。
東京でたくさんの人と出会った経験上、効率良く結果を出している人は『愚痴・自慢話』をしません。
効率良く結果を出している人は、飲み会では「こういう商品・サービスがあれば面白いよね！」と今後についてポジティブな話をして、１次会でスッと消えて帰宅します。
「これからは2次会に参加しない！」と考えていただければ良いですが、古い体質の企業では人事評価が下がることもあるため、『転職してもやっていける覚悟』を持ってください。
休憩時間の有効活用
定時に帰れる余裕があれば、外食するなり、寝るなり自由にお休みください。
仕事が詰まっていれば、ご飯を食べた後の時間を利用して、1分でも早く退社できるように仕事を進めましょう。
毎日、『定時退社する意識』をもって仕事をすれば、時間管理のスキルアップにも繋がり、業務時間を短縮する改善を行うようになります。
時間が経つと作業効率が落ちてミスが増えますし、定時を過ぎると「もう残業していこう」と残業をダラダラと続ける人もいます。
そうなると「サービス残業もちょっとぐらい良いか」となり、時間管理のできない人間になります。
遠距離移動
例えば、遠方の企業に外注で製作依頼を出している場合、打ち合わせのたびに移動すると行き来する時間がかかり、会社も交通費がかかります。
改善策をお伝えすると『TV会議』です。
現代では、スマートフォンやノートパソコンで手軽にできます。
面接も『TV会議』で行う企業が増えているように感じています。
移動時間を短縮できれば、その分、他の仕事に時間を割くことができます。
おわりに
いろいろ書きましたが、まとめると『効率良く仕事をすれば、残業せずに早く帰って、スキルアップの勉強ができるんじゃない？』ということです。
しかし、日本企業には非効率な仕事をすることが好きな人がいて、業務改善を拒む方が多いので、『頑張って変える』or『諦める』or『転職する』の判断をするのは、あなた次第です。
『リストラ』や『倒産』になっても、社会はあなたが満足して暮らせる生活を助けてはくれません。
社会に求められるスキルが低いと、転職しても年収は上がらず、さらに年齢が高くなるほど実績が求められます。
年収を上げるために、毎日10分でも良いので、ニュースを観たり、読書をしましょう。
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