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業務改善|スケジュール管理

【提供】Stefan KellerによるPixabay ビジネス教育
【提供】Stefan KellerによるPixabay

スケジュール管理の必要性

スケジュール管理は、誰にでも必須のスキルです。

どういう場面で必要か?

・仕事のタスク
・企画~販売までのスケジュール
・イベント管理
・免許更新
・デート
・友達と遊ぶ・旅行

このように仕事に関わらず、いろんな場面でスケジュール管理は必要になります。

例えば待ち合わせ時間を決めているのに、遅刻する人って大体同じ人ではないですか?

毎回遅刻したり、言い訳をして逃げる人は、信用できないですよね。

それではスケジュール管理のできない人の分析と、スケジュールを管理する方法をご紹介します。

スケジュール管理能力に学歴は関係ない

僕も社会人になった頃はスケジュール管理ができず、仕事をどんどん振られ、優先順位の高い仕事から片付けようとして、忘れる仕事もありました。

だけど仕事のできる人はスケジュール管理がしっかりできていて、「会議を定刻から準備を始める」ではなく「定刻から会議を始める」といった、無駄の無いスケジュール管理をされていました。

10年間いろいろな職場を経験してわかったことは「タスクを忘れる人は結構多い」ってことです。

僕が指示した仕事を同僚に確認すると「聞いてない」「メールを見てない」の返事する人もいました。

同僚には有名大学を卒業している人も何人かいて、「頭が良いから大丈夫だろう」と考えていましたがスケジュール管理できない人が多かったです。

社会人になってから「頭がいい≠仕事ができる」ということに気づきました。

プライドの高い人ほど、ミスを他人の責任にする人が多い

今までプライドの高い人ほど、同僚から指摘されたときにミスを認めない人が多いです。

でも上司から指示を忘れていることを指摘されると素直に謝っていました。

僕の指示が悪かったかというと、上司と同じくメール&口頭で伝えており、問題ありませんでした。

つまりミスしたことを認めると、自分の評価が下がるので指示した人の責任に転嫁できれば評価は下がらない。

上司から指摘されたことを認めないと、評価が下がるのですぐに謝る。

こういう人達が上司から気に入られ、他の同僚の評価を下げ、会社での地位を上げていくんだと知りました。

同僚の対応が酷かったので上司に相談したところ、「毎日伝えるしかない」とアドバイスをいただきました。

学生は、学校が決めたスケジュールに従って行動する

スケジュール管理を苦手な人がなぜ多いか?

それは社会人になるまでスケジュール管理の教育がされないからでしょう。

小学生~大学生まで、学校が決めたスケジュールに合わせて行動しますよね。

大学生も授業を受けたい講義を決められますが、講義の時間は決められません。

義務教育で勉強を教えていても、社会に必要なチャレンジすることやスケジュール管理の教育はしません。

社会人なら納期があるので、スケジュール管理ができないと評価されず、リストラ対象になります。

① 納期を決める
② 作業を細分化する
③ どの作業を、いつまでにするかを決める
④ 進行状況を都度、上司に報告する
⑤ スケジュール通りでなければ、上司にどのように進めていくかを提案する

スケジュール管理の方法

スケジュール管理は『Googleカレンダー』がオススメです。

タスク管理


仕事のタスクやプライベートのスケジュール、全て『Googleカレンダー』に統一することで、Googleカレンダーを見るだけで仕事もプライベートも全てのスケジュールを管理できます。

アラームで忘れ防止になりますし、仕事のタスクだけ上司も見れるように共有すれば上司も部下のスケジュールを管理できます。

おわりに

スケジュール管理が上手くできると信頼も得られますし「どの時期に、どのような商品/サービスを展開してプロモーションする」というような、何ヵ月も先を見据えて計画を立てることができます。

Googleカレンダーを使うだけでスケジュール忘れの問題や「誰がどこにいるか?」を調べる工数削減にも繋がるので、Googleカレンダーを活用しましょう!

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