タスク管理はできていますか？
メーカー、中小企業でいろいろな仕事に携わりましたが、上司&リーダーの実業務が多い現代では、部下のスケジュール管理までできている方は少ないのではないか？と感じました。
『納期遅れ』『タスク忘れ』『無駄な作業』などの問題が日々発生し、トラブル対応で苦労されている方も多いかと思います。
そこで、僕がしていた改善策をご紹介します。
Googleカレンダーの共有
全てのタスク&スケジュールをGoogleカレンダーに入力して、上司&リーダー&チームに共有にします。
Googleカレンダーにタスク&スケジュールをまとめることにより、ToDoリストとしても使えますし、自身が忘れていても上司&リーダーが確認できるのでWチェックにもなります。
外出する際に、ホワイトボードに行き先を書かないといけない企業もあって驚きましたが、Googleカレンダーをチームで共有すれば、席にいなかったら「Googleカレンダー見てね」で全て解決できます。
しかし、年配の方にこの方法を提案すると「Googleカレンダーに書き忘れてたらどうするんだっ！俺はずっとメモ帳でやってきたんだ！」と怒る人も多いです。入力&確認の時間短縮やミス防止になるのですが、一切認めようとしません。
年配の方々が、業務改善を認めない理由は『昔からやってきたから』『今さら変えられない』が多いです。
『昔からやってきた』『今さら変えられない』という人が多い企業は要注意です。他社がAIやIoTを積極的に取り入れて業務改善し、値下げ&残業無し&給料アップしていても、その企業が他社と張り合うためにはサービス残業が一番だからです。
ロジカルシンキングになりますが『インプット:アウトプット＝1:多』にすると、大体の事が効率&品質の改善に繋がります。
街中で1人1人にチラシを配るより、若い企業がTwitter等を利用したプロモーションに力を入れているのも、1:多の方が効率的だからです。
おわりに
クラウド化が進むと「会議」「打ち合わせ」「報・連・相」など、様々な業務を効率化し、業務時間を短縮できます。
しかし、古い企業には『変化』を拒む方が多く、いまだに「電話」「FAX」「チラシ・ティッシュ配り」など、1対1の業務が当たり前の企業も多いでしょう。
何事も『最小限の行動で最大限の結果』が出た方が楽です。
チラシ・ティッシュを配ると人件費がかかるし、何人に興味を持って貰えるかわかりません。
配れても1日200枚とかでしょうか？
Twitterでフォロワーが1万人いれば、1分あれば1万人に発信できます。
1日に3回発信すれば、3分で1万人に3回見て貰えるし、トレンドにのればTwitterを利用している全員にプロモーションできます。
『変化』を嫌う方々は、今までの自分達のやり方を否定される気分になったり、自分だけができると満足していた仕事が無くなるので拒むのでしょう。
時代に合った効率的な業務改善を行わない社員を庇う、経営や人事が悪いです。
「売上を伸ばせ！」と言うけど、経費削減は裏紙を使うとか、カラーインクは使わないとか、1回1円未満の改善ばかり行おうとします。
そして苦しむのは、売上が減り、年収が減らされる社員の方々です。
業務改善の企画書を出して、理由無く断る上司・リーダーがいれば、他部署や経営層に相談してみることをオススメします。
経営層も改善力の無い人であれば、今後も無理して働くか、転職を検討した方が良いでしょう。
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